Esporte: Pan 2007 – Estrutura e Qualidade de Serviços à Imprensa
ApresentaçãoPara o Comitê Olímpico Internacional (COI) existe dois públicos primordiais para o sucesso de organização dos Jogos Olímpicos: os atletas, protagonistas maiores da competição, e a imprensa, responsável por levar ao mundo os sucessos e insucessos desses atletas e do próprio evento. Os Jogos Pan-americanos Rio 2007, versão continental dos Jogos Olímpicos, seguiram os preceitos do COI e tiveram um nível de serviço oferecido aos jornalistas jamais visto na história do Pan.
O Rio 2007 foi realizado entre os dias 12 e 29 de julho de 2007 e reuniu 5.633 atletas dos 42 países das Américas, no segundo maior evento multiesportivo do mundo, menor apenas que os Jogos Olímpicos. Os Jogos reuniram também 1.394 jornalistas de mídia impressa, Internet e de emissoras de rádio e TV não-detentoras dos direitos de transmissão, e outros 4.116 profissionais de emissoras de rádio e TV detentoras dos direitos de transmissão, que acompanharam 332 eventos esportivos em 18 dias de competição.
Há 44 anos o Brasil não era sede de uma edição dos Jogos Pan-americanos. A última vez havia sido em 1963, em São Paulo. Isso significa que as atuais gerações de jornalistas esportivos brasileiros se formaram sem a experiência de cobrir no Brasil um evento dessa magnitude.
A partir deste cenário, a Textual recebeu a missão do Comitê Organizador dos Jogos Pan-americanos Rio 2007 (CO-RIO) de estabelecer um padrão de serviços e de infra-estrutura de alta qualidade para os jornalistas. Para isso foi implantada pelo CO-RIO a área funcional denominada Operações de Imprensa, seguindo o mesmo formato que o COI utiliza no organograma de organização dos Jogos Olímpicos. Essa medida foi algo inédito na história do país, pois até então nenhum evento havia sido organizado com tamanha complexidade e dimensão.
Desafios
Diante do trabalho de planejar, organizar e executar as ações da área de Operações de Imprensa, a Textual se deparou com quatro grandes desafios:
1. O primeiro desafio foi selecionar e treinar uma equipe eficiente para planejar, acompanhar a montagem e posteriormente operar a estrutura destinada a apoiar o trabalho dos jornalistas nos Jogos.
2. Definir os níveis de serviço e acompanhar o trabalho das áreas funcionais do CO-RIO responsáveis pelas ofertas de credenciamento, hospedagem, transporte, alimentação, tradução, e de aluguel de espaços, mobiliário, equipamentos e serviços à Imprensa.
3. Planejar, acompanhar a montagem do Centro Principal de Imprensa (conhecido como MPC, sua sigla em inglês) e operá-lo, além de multiplicar esse trabalho pelos 29 subcentros de Imprensa que funcionaram nas instalações esportivas e na Vila Pan-americana. Em todos foi necessário assegurar uma integração das áreas de Imprensa da instalação, com salas de trabalho adequadas, visão clara das tribunas de Imprensa nas competições, meios de comunicação confiáveis para transmissão de dados, e um sistema ágil de informações e resultados através do Sistema de Notícias dos Jogos (INFO 2007).
Estratégia de formação da equipe
Decidiu-se formar um Núcleo Central altamente qualificado, que ficou à frente das cinco áreas de Operações de Imprensa: MPC, Subcentros de Imprensa nas Instalações, INFO, Fotografia e Serviços para a Imprensa. Este núcleo ficou responsável também pela seleção e treinamento de pessoal. Os voluntários receberam atenção especial e foram submetidos a três fases de treinamento: conceitual sobre os Jogos, conceitual sobre Operações de Imprensa especificamente, e prático, já na instalação em que o voluntário trabalharia, às vésperas do início da operação.
Estratégia de definição e divulgação dos níveis de serviços para a Imprensa
• Divisão das 1.500 credenciais previstas para a mídia impressa entre os 42 países das Américas;
• Definição do escopo do Serviço de Notícias dos Jogos, apontando que tipos de textos (declarações-relâmpago nas zonas mistas, melhores momentos de coletivas, apresentação de finais, etc) seriam inseridos no INFO nos três idiomas oficiais dos Jogos (português, espanhol e inglês), com um delay máximo de 30 minutos entre a publicação em português e nas outras duas línguas;
• Definição de quais eventos teriam entrevistas coletivas e quais coletivas teriam tradução simultânea ou consecutiva;
• Níveis de serviço de hospedagem, transporte (com frequências, duração de traslados e tamanho de coletivos) e alimentação para a Imprensa;
• Modelo ideal de localização e proximidade entre as áreas de Imprensa (sala de trabalho, sala de coletivas, tribuna de Imprensa, zona mista, lounge e terminal de ônibus) nas instalações esportivas.
Paralelamente foi feito um trabalho de divulgação dos mesmos através de:
• Presença constante em reuniões de entidades internacionais, como as da Federação dos Jornalistas Esportivos das Américas (Fepeda), e as reuniões anuais do Comitê Olímpico dos EUA (USOC) com a imprensa americana, por exemplo, o que resultou no maior número de jornalistas americanos já presentes em uma edição do Pan fora dos EUA;
• Reuniões de trabalho e visitas às instalações com as equipes das quatro maiores agências internacionais de notícias (Reuters, AFP, AP e EFE) que atuam nas Américas e que formaram o pool de fotografia, com posições privilegiadas, definidas pela equipe de Operações de Imprensa, em todos os locais de competição;
• Contato permanente com as redações dos principais jornais brasileiros, com reuniões e visitas às instalações;
• Redação e distribuição com antecedência dos Manuais de Credenciamento, de Hospedagem, ambos distribuídos em novembro de 2006, e Rate Card, este com as informações sobre aluguel de espaços, mobiliário, equipamentos e serviços à Imprensa nas instalações esportivas e não-esportivas, distribuído em janeiro de 2007;
• Distribuição via e-mail 45 dias antes dos Jogos de um briefing consolidado com informações detalhadas sobre como seria a estrutura para a Imprensa nos Jogos Pan-americanos.
Operação durante os Jogos
As cinco áreas de Operações de Imprensa realizaram as seguintes funções durante os Jogos:
MPC – Operação do Centro Principal de Imprensa, com 13.500 metros quadrados, redação com 564 estações de trabalho, duas salas de coletivas , 42 escritórios disponíveis para aluguel para veículos de Imprensa, Comitês Olímpicos Nacionais e patrocinadores, dois restaurantes, uma cafeteria, uma lanchonete e área com 200 lockers.
Serviços para a Imprensa - Acompanhamento da validação de credencial de 1.394 jornalistas, acomodações e rate card desse grupo, distribuição de Press Kit (com brindes dos patrocinadores, entre eles uma mochila – com a apresentação deste case, e os Manuais de Imprensa e de Transportes), e gerenciamento do balcão de serviços localizado na entrada do MPC.
Subcentros - Operação de 29 subcentros de Imprensa, com um total de 1.333 postos em salas de trabalho, 3.591 assentos em tribunas de Imprensa, e 1.325 lugares em 30 salas de entrevistas coletivas.
Serviço de Notícias dos Jogos (INFO) - Produção dos conteúdos e coordenação da tradução do material inserido no INFO 2007. Média de 160 inserções diárias, com pico de 328 no dia 28 de julho. Equipe de 34 pessoas dedicadas a produzir o conteúdo, com editores de português, espanhol e inglês.
Fotografia - Coordenação de todas as posições de fotógrafos nas instalações esportivas. Gerenciamento de 480 fotógrafos credenciados, com equipe dedicada em cada instalação.
Resultados e Conclusões
A estrutura montada para a Imprensa trabalhar foi amplamente elogiada pelos jornalistas que cobriram os Jogos Pan-americanos Rio 2007. O jornal O Globo, em sua edição de 29 de julho de 2007, último dia de competições, listou quais pontos da organização dos Jogos mereciam uma medalha de ouro e quais mereciam uma medalha de “lata”. Entre os agraciados com medalha de ouro estava o Centro Principal de Imprensa (MPC), que segundo O Globo teve padrão superior aos equivalentes das três últimas edições dos Jogos Olímpicos. A revista da Fepeda também teceu muitos elogios ao trabalho de Operações de Imprensa. Por fim, a Textual está certa de que a área de Operações de Imprensa contribuiu decisivamente para que o Rio 2007 fosse considerado pelo presidente da Organização Desportiva Pan-americana como “os melhores Jogos da história”.
